MyAstreinte — Guide Manager

Ce guide s'adresse aux managers : tu gères les événements, les créneaux, le line-up et l'équipe. Tu as accès à tout ce que voient les membres, plus des écrans dédiés.

Le Guide Membre (pour les bénévoles/équipiers) est dans un document séparé (GUIDE_MEMBRE.md).

L'application fonctionne dans le navigateur (mobile et ordinateur) et peut s'installer sur l'écran d'accueil d'un téléphone (PWA).

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Sommaire

• Concepts clés
• 2.1 Se repérer
• 2.2 Gérer les événements
• 2.3 Gérer les créneaux
• 2.4 Gérer l'équipe
• 2.5 Vue d'ensemble
• 2.6 Statistiques
• 2.7 Valider les échanges
• 2.8 Configurer Slack (par événement)
• 2.9 Infos utiles (annuaire, numéros, liens, zones)
• 2.10 Bon à savoir (manager)
• Annexes

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Concepts clés

Événement. Une manifestation (ex. « VC26 ») avec des dates de début et de fin. Il n'y a qu'un seul événement actif à la fois : c'est celui sur lequel tout le monde travaille. Une même personne peut faire partie de plusieurs événements avec le même compte.

Créneau. Une plage horaire d'astreinte sur une journée (ex. « 21:00–01:00, Soirée »). Chaque créneau propose des places selon des rôles.

Rôles techniques.

• Terrain ⚒️ — présence sur le terrain.
• Tour de contrôle 🗼 — supervision (appelée « monitoring » en interne).
• Démontage 🔧 — créneaux spéciaux de démontage, gérés à part (ils ne comptent pas dans le quota journalier et s'ouvrent un par un).
• Ménage 🧹 (jaune) — créneaux de ménage, dans leur propre onglet. Hors quota journalier, mais ils suivent l'ouverture globale des inscriptions (pas d'ouverture individuelle comme le démontage).

Inscription. Le fait de prendre une place sur un créneau, pour un rôle donné.

Quota journalier. Nombre maximum de créneaux « normaux » qu'un membre peut prendre par jour (par défaut 1 ; ajustable par un manager). Les créneaux de démontage et de ménage ne sont pas concernés.

Échange (swap). Une demande pour céder/échanger un créneau avec un autre membre. Deux types : direct (on vise un créneau précis) ou broadcast (ouvert à tout le monde). Selon le réglage de l'événement, un échange peut devoir être validé par un manager.

Line-up. La liste des artistes d'un événement (nom, scène, horaires). L'application les rattache automatiquement aux créneaux dont l'horaire correspond.

Statuts d'un compte. Préparé (créé mais pas encore invité par email), Invité (email d'invitation envoyé, en attente d'activation), Actif (mot de passe défini, peut se connecter).

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2.1 Se repérer

En haut de l'écran, à droite, tu disposes de :

• un sélecteur d'événement de travail (dès que tu gères plus d'un événement) : c'est lui qui détermine l'événement affiché dans tout l'espace manager (Équipe, Créneaux…), indépendamment de l'événement actif. Si tu es manager délégué (voir ci-dessous), seuls les événements qui te sont confiés y apparaissent ;
• une icône livre (Documentation manager) si un lien a été renseigné (voir §2.9) ;
• un bouton Actualiser (recharge toutes les données) ;
• un bouton Gestion des événements ;
• le bouton Déconnexion ;
• le bouton thème clair/sombre.

En bas, la navigation manager :

• Vue d'ensemble — suivi rapide de l'événement.
• Créneaux — créer et gérer les créneaux + le line-up.
• Équipe — gérer les membres.
• Échanges — valider les échanges.
• Stats — statistiques métier détaillées (voir §2.6).

Le bouton rond en bas à droite ouvre le planning complet.

2.2 Gérer les événements

Ouvre Gestion des événements (bouton en haut). Tu peux :

• Créer un événement : nom, dates de début et de fin, et l'option « Échanges soumis à validation ».
• Activer un événement : il devient l'unique événement actif (les autres sont désactivés). C'est lui que voient les membres.
• Ouvrir / Fermer les inscriptions (sur l'événement actif) : ce verrou concerne les créneaux normaux (Terrain / Tour de contrôle). Tant que c'est fermé, les membres voient un écran « pas encore ouvert ».
• Configurer Slack (voir §2.8).
• Numéros utiles : gérer les contacts de l'annuaire pour cet événement (voir §2.9).
• Supprimer un événement.

Les administrateurs y trouvent aussi les réglages globaux : les liens de documentation et l'authentification via MesMy (OIDC) — cette dernière est détaillée dans la page Administration.

Manager délégué

Un manager délégué (désigné depuis la fiche d'un membre, voir §2.4) ne voit ici que les événements qui lui ont été confiés.

Cycle typique : créer l'événement → générer/saisir les créneaux → préparer l'équipe → l'activer → ouvrir les inscriptions le moment venu.

2.3 Gérer les créneaux

Maquette illustrative — l'apparence réelle peut varier.

Onglet Créneaux. Les créneaux sont organisés par jour (onglets), plus un onglet Ménage et un onglet Démontage quand il y en a.

• Générer les créneaux par défaut : crée automatiquement les créneaux standards (matin/après-midi/soirée/nuit) pour chaque jour + un créneau de démontage.
• Ajouter / Modifier un créneau (bouton +) : heure de début et de fin, libellé, jour, capacité Terrain et Tour de contrôle (par défaut 2 chacun), référent (voir ci-dessous), ordre d'affichage. Coche « Créneau de démontage » (capacité « Max démontage ») ou « Créneau de ménage » (capacité « Max ménage ») pour en faire un créneau spécial — les deux cases sont exclusives.
• Supprimer un créneau (impossible si des membres y sont inscrits).

Le créneau de ménage

Un créneau de ménage a son propre rôle Ménage (en jaune) et son propre onglet, à part des jours normaux. Comme le démontage, il ne compte pas dans le quota journalier des membres : quelqu'un peut donc s'y inscrire en plus de son créneau du jour. À la différence du démontage, il suit l'ouverture globale des inscriptions — pas d'ouverture/fermeture individuelle ni de notification dédiée. Tu fixes juste sa capacité (« Max ménage »).

Désigner un référent

Maquette illustrative — l'apparence réelle peut varier.

Dans le formulaire d'un créneau, le champ Référent te laisse choisir une personne parmi les membres de l'événement. Son nom s'affiche ensuite en tag « Réf. Prénom » côté membres : sur leur accueil (dans « Mes créneaux ») et sur le planning complet (blocs du calendrier + détail). Laisse « — Aucun — » pour ne pas mettre de référent.

Ouvrir / fermer un créneau de démontage

Chaque créneau de démontage s'ouvre et se ferme individuellement, indépendamment du verrou global. Sur la carte du créneau :

• Ouvrir : une fenêtre te propose de prévenir les membres par email et/ou prévenir le channel Slack (si Slack est configuré). À la confirmation, le créneau s'ouvre et les notifications partent si cochées.
• Fermer : si Slack est configuré, une fenêtre te demande si tu veux annoncer la fermeture sur Slack.
• Une fois ouvert, deux boutons permettent de relancer l'annonce : une cloche (email) et une icône Slack.

Important : tant qu'un créneau de démontage n'est pas ouvert, il est invisible pour les membres (l'onglet Démontage n'apparaît même pas chez eux). Tu peux donc préparer tes créneaux de démontage à l'avance sans les révéler. Exception : un créneau refermé reste visible pour les membres qui y sont déjà inscrits.

Le line-up (artistes)

Bouton Line-up en haut de l'écran Créneaux. Tu gères ici la liste des artistes de l'événement : nom, scène (optionnelle), jour et plage horaire (début → fin).

Le rattachement aux créneaux est automatique : un artiste apparaît sur tous les créneaux dont l'horaire chevauche le sien (donc un artiste à cheval sur deux créneaux apparaît sur les deux). Les membres le voient via la pastille 🎵 sur la carte du créneau : un appui ouvre la fiche line-up (nom, scène, horaire de passage de chaque artiste).

Le line-up alimente aussi l'annonce Slack des concerts : si l'option est activée (§2.8), chaque artiste est annoncé sur le channel quelques minutes avant son passage.

Astuce « après minuit » : saisis toujours la date de la soirée. Un artiste qui joue entre 00 h et 03 h 30 est automatiquement rattaché à la soirée de la veille (ex. un set à 00:30 le samedi compte pour la soirée du vendredi 21:00–01:00).

2.4 Gérer l'équipe

Maquette illustrative — l'apparence réelle peut varier.

Onglet Équipe. La liste affiche les membres de l'événement de travail sélectionné en haut de l'écran (§2.1). Par défaut, c'est l'événement actif. Tu peux donc préparer l'équipe d'un futur événement sans l'activer.

Pour chaque membre : son rôle, son statut (Préparé / Invité / Actif), son nombre de créneaux, et le cas échéant un badge « Manager événement » et/ou une icône clé signalant un compte connecté via MesMy (SSO). Recherche et filtres (Tous / Invités / Actifs / Managers) sont disponibles.

Ajouter des membres

Toute action d'ajout vise l'événement sélectionné (par défaut l'actif).

Le bouton d'ajout ouvre une fenêtre avec deux onglets :

• Nouveau : nom, email, rôle, et une case « Envoyer l'invitation maintenant » (décochée par défaut). Décochée, le compte est juste Préparé (aucun email). Si l'email existe déjà (la personne est sur un autre événement), elle est simplement rattachée à l'événement — elle garde son compte (pas de doublon).
• Membre existant : recherche dans l'annuaire global (tous les membres déjà connus, tous événements confondus) par nom ou email, et rattache d'un coup une ou plusieurs personnes à l'événement de travail — sans ressaisir leurs coordonnées. Seules les personnes qui ne font pas encore partie de l'événement sont proposées.

Import CSV (bouton dédié) : importe une liste (colonnes email, nom, role). Même logique d'envoi immédiat, optionnel.

Export emails (administrateurs)

Un bouton « Export emails », visible uniquement pour les administrateurs, télécharge un CSV (nom, email) des membres de l'événement de travail sélectionné.

En mode connexion MesMy (SSO)

Si l'authentification via MesMy est activée (voir la page Administration), il n'y a pas d'email d'invitation ni d'activation. Le bouton devient « Ajouter » : tu inscris la personne à l'événement par son email, et elle apparaît comme membre dès sa première connexion via MesMy (avec le même email). Les statuts « Préparé / Invité » et l'envoi groupé d'invitations ne s'affichent alors plus ; un membre est simplement « Actif » (déjà connecté) ou « Pas encore connecté ».

Envoyer les invitations

(Uniquement en connexion interne — masqué quand MesMy est activé.)

Quand des comptes sont en attente d'activation, un bandeau « Envoyer les invitations » apparaît : il envoie (ou renvoie) l'email d'invitation à tous les membres non activés de l'événement, d'un seul geste. Pratique pour préparer tout en amont puis tout déclencher au bon moment.

Détail d'un membre

En cliquant sur un membre :

• Changer son rôle (Membre / Manager).
• Manager de cet événement : indépendamment du rôle ci-dessus, désigne le membre manager délégué de l'événement de travail sélectionné — il obtient alors tous les droits d'un manager, mais restreints à cet événement (cumulable sur plusieurs événements). Pratique pour confier un événement à quelqu'un sans lui donner le rôle manager global. Non disponible pour ton propre compte ni pour un administrateur (qui a déjà tous les droits).
• Modifier son email (utile en cas de faute de frappe ; pense à renvoyer l'invitation si le compte n'est pas encore activé).
• Envoyer / Renvoyer son invitation.
• Contact : son mobile et son identifiant Slack (alimentent l'annuaire, cf. §2.9). Le bouton « Retrouver l'ID Slack via l'email » interroge Slack automatiquement.
• Quota de créneaux par jour pour cet événement.
• Ses créneaux sur l'événement, avec possibilité d'en retirer un, ou d'en ajouter via le bouton « Ajouter un créneau » (voir « Inscrire un membre » ci-dessous).
• Créneaux bloqués : interdire certains créneaux à ce membre (voir ci-dessous).
• Retirer de l'événement : enlève la personne de cet événement uniquement (son compte et sa présence sur d'autres événements sont conservés). Bloqué si elle a des inscriptions confirmées sur cet événement.

• Effacer les données locales (zone dangereuse, en bas) : efface tout ce qui concerne cette personne dans MyAstreinte — le compte local, ses inscriptions (même confirmées), sa présence sur tous les événements et ses échanges. Irréversible. Une double confirmation est demandée (dont la saisie du nom du membre). Impossible pour ton propre compte ou un compte admin ; ses échanges en attente sont annulés proprement et les événements qu'il aurait créés te sont réaffectés.

  En mode MesMy, ça ne coupe pas l'accès

  Effacer les données locales ne révoque pas l'accès de la personne : si l'application MyAstreinte lui est toujours attribuée dans MesMy, son compte sera recréé à sa prochaine connexion. Pour lui couper l'accès, retire l'application de son profil dans MesMy.

Bloquer des créneaux pour un membre

Maquette illustrative — l'apparence réelle peut varier.

Depuis le détail du membre, la carte « Créneaux bloqués » (bouton Modifier) ouvre la liste de tous les créneaux de l'événement, groupés par jour. Coche les créneaux à interdire, puis Enregistrer.

Effets pour le membre bloqué :

• il ne peut plus s'inscrire sur ces créneaux (bouton grisé « Indisponible » de son côté) ;
• les échanges qui l'amèneraient sur un créneau bloqué sont refusés, dans les deux sens (demande directe, acceptation, validation manager comprise) ;
• s'il était déjà inscrit sur un créneau que tu bloques, son inscription est supprimée au moment de l'enregistrement (le nombre d'inscriptions retirées est indiqué).

Décocher un créneau le rend à nouveau disponible pour ce membre. Le blocage est propre au couple membre + créneau : les autres membres ne sont pas concernés.

Inscrire un membre toi-même

Tu peux inscrire quelqu'un sans attendre qu'il le fasse. Deux points d'entrée, au choix :

• Depuis la fiche du membre (Équipe → détail → « Ses créneaux » → Ajouter un créneau) : tu choisis le créneau puis le rôle.
• Depuis l'écran Créneaux : sur la carte d'un créneau, le bouton « Ajouter un membre » te laisse choisir la personne puis le rôle.

Dans les deux cas, une case « Prévenir le membre par email » (décochée par défaut) envoie un email d'information à la personne inscrite.

Cette inscription passe outre la fermeture des inscriptions et le quota journalier du membre — pratique pour placer quelqu'un même hors des règles habituelles. En revanche elle respecte la capacité du créneau (refus si le rôle est complet) et les créneaux bloqués (refus si le créneau est interdit à ce membre).

2.5 Vue d'ensemble

Maquette illustrative — l'apparence réelle peut varier.

Onglet Vue d'ensemble : le suivi de l'événement actif —

• Membres inscrits, Créneaux couverts, Échanges en attente, Remplissage (%) ;
• une progression par jour (Terrain et Tour de contrôle).

2.6 Statistiques

Onglet Stats. Un tableau de bord de chiffres métier, avec en haut un sélecteur d'événement (actif par défaut, mais tu peux consulter un événement passé ou en préparation). Toutes les valeurs sont calculées à partir des données existantes — aucune donnée personnelle supplémentaire n'est collectée. Il réunit quatre familles d'indicateurs :

• Remplissage : taux global, détail par rôle (Terrain / Tour de contrôle / Démontage) et par jour, nombre de créneaux complets et à pourvoir.
• Participation & activation : nombre de membres, taux d'activation des invitations (préparé → invité → actif), membres avec / sans créneau, et moyenne d'inscriptions par membre.
• Échanges : volume total, répartition par statut (ouverts, attente manager, acceptés, refusés, annulés) et direct vs broadcast.
• Inscriptions par jour : un histogramme de l'activité (d'après la date de création des inscriptions) pour repérer les pics.

En bas de l'écran, deux sections servent à suivre la couverture et relancer les membres :

• Membres incomplets : la liste des membres activés qui n'ont pas atteint leur quota sur au moins un jour. Pour chacun, un badge indique combien de créneaux il lui manque au total, et des étiquettes montrent les jours concernés. Tu peux cocher certains membres pour cibler la relance (sans sélection, la relance vise tous les incomplets), puis appuyer sur « Relancer par email » (un email individuel est envoyé à chacun) ou « Relancer sur Slack » (un message @channel mentionne les membres concernés — nécessite Slack activé pour l'événement). Les membres non encore activés n'apparaissent pas ici : il faut leur (r)envoyer une invitation depuis l'Équipe, pas une relance.
• Créneaux à pourvoir : la liste précise des créneaux qui ont encore des places libres, avec le jour, l'horaire et, par rôle, le nombre de places manquantes. Un démontage non encore ouvert n'y figure pas (les membres ne peuvent pas encore s'y inscrire). Le bouton « Relance générale Slack » (en haut de cette section) poste un seul message @channel listant tous ces créneaux à pourvoir, pour inviter l'équipe à compléter (nécessite Slack activé pour l'événement).

2.7 Valider les échanges

Onglet Échanges. Si l'événement exige une validation, les échanges acceptés par les membres arrivent ici en attente de validation. Tu peux les valider (l'échange devient définitif et les inscriptions sont permutées) ou les refuser.

Tant qu'un échange n'est pas validé, il reste visible côté membres avec la mention « En attente validation manager », et les créneaux ne sont pas encore modifiés.

2.8 Configurer Slack (par événement)

Maquette illustrative — l'apparence réelle peut varier.

Depuis Gestion des événements, bouton Slack sur un événement. Tu peux notifier un channel Slack pour les demandes d'échange broadcast, les ouvertures/fermetures de créneaux de démontage et le début des concerts.

Réglages :

• un interrupteur « Activer Slack pour cet événement » ;
• un sous-réglage « Notifier les échanges broadcast » ;
• un sous-réglage « 🎤 Annoncer le début des concerts », avec le délai avant le début (1 à 180 minutes, 15 par défaut) ;
• un sous-réglage « 🔄 Annoncer les relèves de créneaux », avec son propre délai avant la bascule (1 à 180 minutes, 10 par défaut) — voir ci-dessous ;
• le channel et le token bot ;
• le Team ID du workspace, détecté automatiquement à l'enregistrement du token (il alimente le bouton Slack de l'annuaire) ;
• un bouton « Envoyer un message de test » pour vérifier la connexion.

Annonce des relèves de créneaux

Quand l'option « Annoncer les relèves de créneaux » est activée, quelques minutes avant le début de chaque créneau normal (Terrain / Tour de contrôle), l'application poste dans le channel un message @channel du type :

🔄 Relève astreinte — dans 10 minutes : ▶️ Soirée 17:00–21:00 commence · Terrain 2 · Tour de contrôle 1 ⏹️ Après-midi 13:00–17:00 se termine

Le message rappelle le créneau qui commence (avec le nombre d'inscrits par rôle) et, s'il existe un créneau précédent le même jour, celui qui se termine. La fin du dernier créneau de la journée fait aussi l'objet d'une annonce (« 🏁 Fin d'astreinte »). Les créneaux de ménage et de démontage ne déclenchent pas de relève. Modifier l'horaire d'un créneau ré-arme automatiquement son annonce.

Annonce des concerts

Quand l'option est activée, l'application surveille les horaires du line-up (§2.3) et poste automatiquement dans le channel, pour chaque artiste, un message du type « 🎤 Nova Pulse commence dans 15 minutes (22:45) — scène Club », envoyé selon le délai configuré avant l'heure de début.

Bon à savoir :

• une seule notification par concert (pas de doublon, même si tu réédites le line-up) ; en revanche, changer l'horaire d'un artiste ré-arme son annonce ;
• un concert déjà commencé n'est jamais annoncé a posteriori ;
• ces annonces sont volontairement sans mention @channel (un line-up chargé générerait trop de pings).

Pour obtenir un token bot Slack :

1. Sur api.slack.com/apps, Create New App → From scratch, choisis ton workspace.
2. OAuth & Permissions → Bot Token Scopes : ajoute chat:write (et users:read.email si tu veux utiliser la recherche automatique d'ID Slack dans l'annuaire, cf. §2.9).
3. Install to Workspace, puis copie le Bot User OAuth Token (commence par xoxb-).
4. Dans Slack, invite le bot dans le channel cible (/invite @MonApp).
5. Colle le token et le channel dans MyAstreinte, puis teste.

La mention « @channel » (tout le channel) est ajoutée automatiquement aux annonces d'échange broadcast et de démontage (pas aux annonces de concert).

2.9 Infos utiles (annuaire, numéros, liens, zones)

Côté membre, l'onglet Infos utiles (voir Guide Membre §1.6) regroupe l'annuaire, les liens utiles et les zones. Tout se prépare côté manager, principalement depuis Gestion des événements (chaque événement a des icônes dédiées) :

• Numéros utiles (icône téléphone) : chaque contact a un libellé, un numéro et une case « Urgence » (les contacts d'urgence sont mis en évidence en haut de l'annuaire). Propre à chaque événement.
• Zones (icône carte) : chaque zone a un numéro/nom, des lieux couverts (texte libre multi-lignes) et une couleur — appuie sur la pastille pour ouvrir un sélecteur de couleur libre (n'importe quelle teinte). Une pastille ronde de cette couleur s'affiche ensuite en face de la zone côté membres. Purement informatif — les zones ne sont pas reliées aux créneaux.
• Liens utiles (icône lien) : chaque entrée a un libellé et une URL. Ils apparaissent dans le sous-onglet « Liens utiles » côté membre.
• Coordonnées des membres : dans Équipe → détail d'un membre, section Contact — son mobile et son identifiant Slack (U…). Le bouton « Retrouver l'ID Slack via l'email » le remplit automatiquement si le bot a le scope users:read.email. Chaque membre peut aussi renseigner son propre mobile depuis l'annuaire.

Zones, liens et numéros utiles se gèrent par remplacement complet : tu ajoutes/retires des lignes puis Enregistrer.

Le bouton Slack de l'annuaire ouvre directement la conversation Slack de la personne (l'appel ou le huddle y est à un tap) — il nécessite le Team ID (détecté automatiquement, §2.8) et l'ID Slack du membre.

Liens vers la documentation

Depuis Gestion des événements, le bouton « Liens documentation (globaux) » te permet de renseigner deux URL : la doc membre (elle apparaît dans l'onglet Infos utiles des membres) et la doc manager (une icône livre apparaît dans ta barre du haut). Ces liens sont globaux : ils valent pour tous les événements, pas seulement l'actif.

2.10 Bon à savoir (manager)

• Un seul événement actif à la fois ; les membres n'interagissent qu'avec celui-ci.
• Préparer en parallèle : grâce au sélecteur d'événement de travail (§2.1) et à la gestion des créneaux, tu peux tout préparer avant d'activer.
• Comptes préparés : tant que tu n'envoies pas l'invitation, aucun email ne part (même automatiquement).
• Émails : invitations, échanges et annonces de démontage partent automatiquement selon les actions.
• Slack : échanges broadcast, démontage et annonces de concert passent par le channel configuré (§2.8) ; les annonces de concert sont entièrement automatiques une fois l'option activée.
• Créneaux sensibles : le blocage par membre (§2.4) permet de réserver certains créneaux à une partie de l'équipe sans fermer le créneau aux autres.

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Annexes

Statuts en un coup d'œil

• Compte : Préparé → Invité → Actif.
• Échange : En attente → (En attente validation manager) → Accepté / Refusé / Annulé.
• Inscriptions d'un événement : fermées / ouvertes (verrou global pour les créneaux normaux ; ouverture par créneau pour le démontage).

Rôles d'utilisateur

• Membre : s'inscrit, échange, consulte le planning.
• Manager : tout ce que fait un membre + gestion des événements, créneaux, line-up, équipe et validation des échanges — sur tous les événements.
• Manager délégué : un membre désigné manager sur un événement précis (§2.4) ; mêmes droits qu'un manager, mais restreints à cet événement (ou aux événements où il a été désigné).
• Administrateur : tout ce que fait un manager, plus les réglages globaux (documentation, authentification MesMy/OIDC) et l'export CSV des emails.

Installer l'application sur le téléphone

Ouvre le site dans le navigateur, puis « Ajouter à l'écran d'accueil ». L'application s'ouvre alors en plein écran comme une appli native.